Độ sẵn sàng gửi: kiểm tra trước khi gửi

Độ sẵn sàng gửi là bước kiểm tra email trước khi gửi trên trang Kiểm tra và gửi của mọi chiến dịch, nhằm bảo vệ khả năng vào hộp thư. Trong một lần chạy, nó kiểm tra uy tín người gửi, xác thực, nội dung, liên kết, tuân thủ, người nhận và tuyến gửi, đưa ra một kết luận, và đề xuất cách sửa cho hầu hết các vấn đề tìm thấy. Kiểm tra chạy lại trước khi lần gửi bắt đầu, nên một vấn đề phát sinh qua đêm sẽ giữ lần gửi lại thay vì đến tay danh sách của bạn.

1. 1
2. 2
3. 3
4. 4

1. Biểu ngữ trạng thái: kết luận trước khi gửi, và lịch gửi cùng thời điểm kiểm tra lại tiếp theo khi chiến dịch đã được lên lịch.
2. Các nhóm kiểm tra, mỗi nhóm kèm kết quả. Mở một nhóm để xem các mục kiểm tra và cách sửa của chúng.
3. Ước tính người nhận: danh sách, trừ danh sách chặn gửi và địa chỉ chức danh, còn lại số người nhận cuối cùng.
4. Các thao tác cho lần gửi đã lên lịch: Hủy lịch gửi và Mở màn hình theo dõi trực tiếp.

Kết luận và kết quả kiểm tra

Mỗi mục kiểm tra trả về một kết quả, và các kết quả quyết định kết luận:

Kết quả kiểm tra	Ý nghĩa
Đạt	Không cần làm gì.
Cảnh báo	Vẫn gửi được, nhưng bạn phải xác nhận cảnh báo khi gửi.
Chặn	Không gửi được cho đến khi vấn đề được sửa.
Không rõ	Mục kiểm tra không chạy được, chẳng hạn vì không có dữ liệu danh sách chặn.

Kết luận	Khi nào
Bị chặn	Có bất kỳ mục nào chặn. Nút gửi bị vô hiệu hóa cho đến khi mọi lỗi chặn được sửa.
Sẵn sàng, có cảnh báo	Không có mục nào chặn, nhưng có mục cảnh báo.
Sẵn sàng	Không có mục nào chặn hay cảnh báo.

Kết quả Không rõ không làm thay đổi kết luận, nhưng vẫn chưa gửi được cho đến khi bạn chạy lại kiểm tra hoặc chọn tiếp tục mà không có các mục đó (xem khi HostRepute không phản hồi).

Khi chiến dịch bị chặn, trang liệt kê các mục kiểm tra theo mức độ thay vì theo nhóm: lỗi chặn gửi trước, rồi đến cảnh báo, các mục không chạy được và các mục đạt.

Mười nhóm kiểm tra

Các nhóm hiện theo thứ tự dưới đây. Nhóm không có gì để kiểm tra sẽ được ẩn: nhóm Ngôn ngữ chỉ hiện với email có phiên bản ngôn ngữ, và nhóm nội dung có điều kiện chỉ hiện với email có khối điều kiện.

1. Uy tín người gửi. Tên miền gửi thư của bạn và các IP riêng trên tuyến có bị liệt kê trong danh sách chặn hay không: bị liệt kê trong một danh sách có tác động lớn thì chặn, các danh sách khác thì cảnh báo, và thiếu dữ liệu thì Không rõ. Tình trạng tài khoản của từng nhà cung cấp gửi thư, tính từ thư trả lại và khiếu nại trong 7 ngày qua: cảnh báo từ 80% giới hạn của nhà cung cấp, chặn ở mức mà nhà cung cấp tạm ngưng tài khoản. Giới hạn theo ngày của quá trình khởi động thấp hơn số người nhận được định tuyến tới nhà cung cấp đó cũng gây cảnh báo.
2. Xác thực. Đã đặt người gửi; SPF cho phép nhà cung cấp gửi thư; DKIM đã được xác minh (khóa dưới 1024 bit thì cảnh báo); DMARC tồn tại và hợp lệ (dưới 90% thư được căn chỉnh trong 7 ngày qua thì cảnh báo); tên miền MAIL FROM giữ cho SPF được căn chỉnh. Tên miền chưa từng được kiểm tra thì cảnh báo. Xem thiết lập SPF, DKIM và DMARC.
3. Nội dung. Tiêu đề trống thì chặn. Dấu hiệu spam trong tiêu đề (viết hoa toàn bộ, dấu câu lặp lại, từ ngữ hối thúc và nói về tiền), hình ảnh chiếm hơn 60% email, HTML từ 85 KB (Gmail cắt thư ở 102 KB) và phần văn bản thuần trống thì cảnh báo. Các khối bình chọn, khối tài trợ và khối nâng cấp chưa hoàn chỉnh cũng được kiểm tra ở đây. Xem sửa cảnh báo nội dung trước khi gửi.
4. Ngôn ngữ. Mỗi nhóm liên hệ nhận phiên bản nào, kèm cảnh báo cho các phiên bản Lỗi thời và Bản nháp. Nhóm này không bao giờ chặn. Xem gửi mỗi người đọc đúng ngôn ngữ của họ.
5. Khả năng tiếp cận. Lỗi nghiêm trọng (thiếu văn bản thay thế, liên kết không có chữ, độ tương phản thấp) thì cảnh báo, hoặc chặn khi chính sách của không gian làm việc là Chặn. Lỗi trung bình thì cảnh báo. Xem kiểm tra khả năng tiếp cận của email.
6. Nội dung có điều kiện. Điều kiện trỏ tới một phân khúc, danh sách hoặc trường đã bị xóa thì chặn, và phiên bản không có gì giữa đầu thư và chân thư cũng vậy. Phiên bản lớn hơn 102 KB thì cảnh báo. Khi có hơn 50 phiên bản, hệ thống kiểm tra 50 phiên bản có nhiều người nhận nhất cùng với email lớn nhất và email nhỏ nhất. Xem hiển thị khối cho một số người đọc.
7. Liên kết. Tên miền của liên kết nằm trong SURBL, URIBL hoặc Spamhaus DBL thì chặn. Liên kết hỏng (404, 410, phản hồi 5xx hoặc không phản hồi), dịch vụ rút gọn URL và nút không có liên kết thì cảnh báo.
8. Tuân thủ. Phần nội dung (của mọi phiên bản ngôn ngữ) phải có liên kết hủy đăng ký và địa chỉ bưu chính, nếu không lần gửi bị chặn. Header List-Unsubscribe một lần nhấp cần URL công khai HTTPS, nếu không sẽ cảnh báo. Với quy định cho người gửi số lượng lớn của Gmail và Yahoo: DMARC không đạt thì cảnh báo, và tỷ lệ khiếu nại 7 ngày của tuyến cảnh báo từ 0,1% và chặn từ 0,3%.
9. Chất lượng người nhận. Tập người nhận không có ai để gửi thì chặn. Liên hệ không tương tác (1% tập người nhận hoặc 500 liên hệ), liên hệ bị trả thư tạm thời trong 30 ngày qua, địa chỉ rủi ro theo xác minh địa chỉ và liên hệ không hoạt động chưa được xác minh trong 90 ngày thì cảnh báo.
10. Định tuyến. Luồng không có nhà cung cấp gửi thư, hoặc một nhà cung cấp trên tuyến đang gián đoạn, bị tạm dừng hoặc suy giảm, thì chặn. Trường hợp này chỉ cảnh báo khi chính sách chuyển dự phòng của luồng không phải là “tạm dừng và hỏi” và có nhà cung cấp khác nhận được phần đó. Nhà cung cấp đang ở chế độ sandbox hoặc có điều khoản không cho phép thư hàng loạt thì chặn. Hạn mức 24 giờ thấp hơn phần được phân bổ và tính năng theo dõi lượt mở hoặc lượt nhấp phía nhà cung cấp (theo dõi kép) thì cảnh báo. Xem định tuyến thư qua nhiều nhà cung cấp.

Sửa bằng một lần nhấp

Hầu hết cảnh báo và lỗi chặn đều có một nút sửa ngay tại chỗ, ví dụ “Chèn khối chân thư”, “Thay bằng URL đích”, “Gửi 100% qua SES”, “Loại 412 liên hệ không tương tác” hoặc “Đánh dấu là hình trang trí”. Biểu ngữ có thể áp dụng cùng lúc cách sửa của mọi lỗi chặn, hoặc của mọi cảnh báo.

• Sửa lỗi cần quyền campaigns:edit. Cách sửa làm thay đổi tuyến gửi còn cần thêm quyền campaigns:send.
• Mọi lần sửa đều được ghi vào nhật ký kiểm tra, và Độ sẵn sàng gửi chạy lại ngay sau đó.
• Cách sửa làm thay đổi chiến dịch cũng khiến một yêu cầu phê duyệt đang mở được kiểm tra lại so với nội dung đã được phê duyệt.

Khi nào kiểm tra chạy

• Khi bạn mở Kiểm tra và gửi, nếu chưa có lần chạy nào hoặc lần chạy gần nhất đã cũ, và bạn có quyền sửa chiến dịch. Sửa chiến dịch không tự chạy lại kiểm tra; nó chỉ đánh dấu lần chạy gần nhất là đã cũ. Chỉ thay đổi lịch gửi thì lần chạy vẫn còn hiệu lực.
• Khi bạn chọn Chạy lại kiểm tra, và ngay sau một lần sửa bằng một lần nhấp.
• Khi bạn yêu cầu phê duyệt, nếu lần chạy gần nhất đã cũ.
• 15 phút trước lần gửi đã lên lịch. Một lỗi chặn ở bước này sẽ giữ lần gửi lại.
• Khi lần gửi bắt đầu. Với Gửi ngay, lỗi chặn nghĩa là không có gì được gửi. Với lần gửi đã lên lịch, chiến dịch bị giữ lại.

Lần gửi bị giữ hiện “Lần kiểm tra lại lúc gửi đã chuyển sang Chặn” trên trang Kiểm tra và gửi, kèm Hủy lần gửi. ReputeCast thông báo cho người đã yêu cầu phê duyệt (hoặc người sửa chiến dịch gần nhất) và những người phê duyệt, gửi webhook campaign.paused với paused_by: send_readiness, và kiểm tra lại mỗi 15 phút. Khi một lần kiểm tra lại đạt, lần gửi bắt đầu, ngay lập tức nếu đã quá giờ gửi.

Khi HostRepute không phản hồi

Độ sẵn sàng gửi không gọi HostRepute trong lúc chạy. Nó đọc các kết quả danh sách chặn mà lần đồng bộ HostRepute hằng giờ và các kiểm tra danh sách chặn DNS có sẵn đã lưu lại. Một yêu cầu tới HostRepute dừng lại sau 30 giây và 3 lần thử. Khi không làm mới được dữ liệu HostRepute và không có kết quả mới hơn từ kiểm tra có sẵn, các kiểm tra danh sách chặn có kết quả Không rõ, không bao giờ là Chặn, và trang hiện “Chưa hoàn tất: HostRepute không phản hồi”. Tình trạng tài khoản của nhà cung cấp vẫn lấy từ API của từng nhà cung cấp gửi thư và không bị ảnh hưởng.

Khi đó bạn chọn:

• Chọn Chạy lại kiểm tra danh sách chặn để chạy lại các kiểm tra.
• Hoặc chọn Tiếp tục chỉ với dữ liệu nhà cung cấp để gửi mà không có kết quả danh sách chặn. ReputeCast ghi các mục kiểm tra bị bỏ qua vào nhật ký kiểm tra của chiến dịch và chạy lại chúng khi lần gửi bắt đầu.

Xem kết nối HostRepute và kiểm tra và xử lý khi bị liệt kê trong danh sách chặn.

Ước tính

Bên cạnh các mục kiểm tra, trang Kiểm tra và gửi cho biết lần gửi sẽ diễn ra thế nào:

• Người nhận: danh sách hoặc phân khúc, trừ danh sách chặn gửi dùng chung, địa chỉ chức danh, địa chỉ trùng lặp (khi so trùng, phần sau dấu cộng và dấu chấm trong địa chỉ Gmail được bỏ qua) và liên hệ bị chính sách ngừng gửi dần loại ra, còn lại Người nhận cuối cùng. Khi có phiên bản ngôn ngữ, phần này còn cho biết số người nhận theo từng phiên bản.
• Phân bổ tuyến: tỷ trọng của từng nhà cung cấp gửi thư, chi phí theo giá mỗi 1.000 thư của nhà cung cấp và thời gian gửi. Các tuyến chạy song song. Nhà cung cấp đang gián đoạn hiện phần của nó là tạm giữ, kèm chi phí nếu chuyển phần đó sang nơi khác.
• Giới hạn tốc độ theo nhà cung cấp hộp thư: tốc độ gửi tới Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud và các nhà cung cấp hộp thư khác, quyết định lần gửi mất bao lâu. Các tốc độ này lấy từ mặc định gửi thư của không gian làm việc.

Mặc định và giới hạn

Thiết lập	Mặc định	Cách thay đổi
Kiểm tra được chạy lại trước một lần gửi đã lên lịch	15 minutes before the send time	Cố định
Lần gửi bị tạm giữ được kiểm tra lại	Every 15 minutes	Cố định
Thời gian chờ yêu cầu đến HostRepute trước khi hiện lựa chọn "Tiếp tục chỉ với dữ liệu nhà cung cấp"	30 s per request, 3 attempts	Cố định
Lần gửi email cần nhập số người nhận để xác nhận	1,000 recipients or more	Cố định
Giờ tốt nhất cho từng người nhận	Each contact's most frequent open hour, up to 24 hours after the scheduled time; contacts without opens get the scheduled time	Kiểm tra và gửi › Thời điểm gửi
Thời điểm sớm nhất có thể lên lịch gửi	1 minute from now	Cố định
Cảnh báo về liên hệ không mở hoặc nhấp trong 180 ngày	1% of the audience or 500 contacts	Cố định; mốc 180 ngày theo chính sách ngừng gửi dần trong Người đăng ký › Sức khỏe danh sách
Khoảng thời gian xét liên hệ vừa bị trả thư	30 days	Cố định
Cảnh báo về địa chỉ rủi ro do xác minh địa chỉ phát hiện	2% of the audience	Cố định
Cảnh báo về liên hệ Có nguy cơ và Ngừng gửi dần chưa được xác minh trong 90 ngày	10% of the audience	Cố định

Khi nào nên thay đổi

Các ngưỡng kiểm tra là cố định. Điều bạn có thể thay đổi là mức độ nghiêm ngặt của kết quả:

• Chuyển chính sách khả năng tiếp cận của không gian làm việc sang Chặn để lỗi khả năng tiếp cận nghiêm trọng dừng lần gửi.
• Đặt chính sách chuyển dự phòng của một luồng là “tạm dừng và hỏi” nếu nhà cung cấp gián đoạn phải chặn lần gửi thay vì chuyển phần của nó đi.
• Điều chỉnh chính sách ngừng gửi dần trong sức khỏe danh sách: chính sách này quyết định liên hệ nào bị coi là không tương tác.
• Bật quy tắc phê duyệt cho kết quả Sẵn sàng, có cảnh báo nếu mọi cảnh báo đều cần thêm một người xem lại.

Liên quan

• Lên lịch và gửi chiến dịch nói về việc xác nhận cảnh báo và chọn thời điểm gửi.
• Theo dõi lần gửi và tự động tạm dừng giải thích cơ chế bảo vệ lần gửi sau khi bắt đầu.
• Yêu cầu của Gmail, Yahoo và Microsoft với người gửi số lượng lớn đối chiếu từng quy định với mục kiểm tra thực thi nó.
• Giới hạn và mặc định liệt kê mọi con số cố định ở cùng một nơi.