Mời và quản lý thành viên

Hướng dẫn thao tác

Dành cho:: Quản trị viên không gian làm việc
Cần quyền:: team:invite, team:managenhạy cảm
Trong ứng dụng:: Cài đặt, rồi Nhóm

Mời thành viên nhóm vào không gian làm việc qua email hoặc bằng liên kết, gán cho mỗi người một vai trò và một phạm vi (không bắt buộc), rồi sau đó đổi, vô hiệu hóa hoặc xóa thành viên ngay trên trang Nhóm.

Trước khi bắt đầu

Mời thành viên cần quyền team:invite. Đổi vai trò, vô hiệu hóa và xóa thành viên cần quyền team:manage (nhạy cảm). Chủ sở hữu và Quản trị viên có cả hai quyền; mọi vai trò có sẵn đều xem được nhóm.
Bạn chỉ có thể cấp vai trò mà bạn có đủ mọi quyền của nó, và chỉ cấp phạm vi nằm trong phạm vi của chính bạn. Không ai có thể mời người khác với vai trò Chủ sở hữu: hãy chuyển giao quyền sở hữu thay vào đó.
Email mời được gửi trên luồng Hệ thống. Nếu luồng này chưa có nhà cung cấp gửi thư, ReputeCast vẫn tạo lời mời và đưa cho bạn liên kết để tự chia sẻ (xem kết nối nhà cung cấp gửi thư).

Mời thành viên

Mở Cài đặt, rồi Nhóm và chọn Mời thành viên.
Trong Địa chỉ email, dán hoặc gõ tối đa 50 địa chỉ. Nhấn Enter hoặc gõ dấu phẩy sau mỗi địa chỉ.
Chọn Vai trò. Biên tập viên được chọn sẵn khi bạn có thể cấp vai trò này; các vai trò bạn không cấp được vẫn hiện trong danh sách nhưng bị vô hiệu hóa. Gợi ý bên dưới trường cho biết khi nào vai trò đó bắt buộc xác thực hai lớp.
Chọn thời hạn trong Lời mời hết hạn: sau 24 giờ, 7 ngày (mặc định) hoặc 30 ngày.
Không bắt buộc: trong Phạm vi, chọn Thêm danh sách hoặc tên miền người gửi để giới hạn các thành viên này trong một số danh sách hoặc tên miền người gửi (tối đa 100 danh sách và 20 tên miền người gửi). Thêm lời nhắn riêng dài tối đa 1.000 ký tự. Khi hệ thống có nhiều hơn một ngôn ngữ, hãy chọn Ngôn ngữ lời mời cho email và cho trang mà email mở ra.
Gửi lời mời, hoặc tạo lời mời rồi sao chép liên kết khi chưa kết nối nhà cung cấp cho luồng Hệ thống.

Người được mời mở liên kết, đặt tên và mật khẩu (hoặc tiếp tục với đăng nhập một lần, Google, Microsoft hay GitHub khi các cách này được bật) và tham gia với vai trò và phạm vi bạn đã chọn. Nếu vai trò có quyền nhạy cảm, thời gian gia hạn xác thực hai lớp của họ bắt đầu được tính. Bạn nhận được thông báo “Lời mời đã được chấp nhận”.

Lời mời đang chờ được liệt kê bên dưới danh sách thành viên. Dùng Gửi lại để gửi lại một lời mời và tính lại thời hạn từ đầu, Sao chép liên kết để tự chia sẻ liên kết (lần sao chép được ghi vào nhật ký), hoặc Thu hồi để liên kết ngừng hoạt động. Gửi lại và Sao chép liên kết chỉ dùng được với lời mời mà chính bạn có thể gửi: vai trò của nó không có quyền nào bạn không có, và phạm vi của nó nằm trong phạm vi của bạn.

Quản lý thành viên

Chọn Quản lý trên một hàng để mở trang của thành viên. Trang này liệt kê Quyền thực tế của họ cùng nguồn gốc của từng quyền (vai trò, ánh xạ nhóm SSO hoặc phạm vi), các mục nhật ký kiểm tra gần đây, khóa API họ đã tạo, các phê duyệt và các phiên đăng nhập của họ.

Thay đổi bằng Đổi vai trò hoặc phạm vi có hiệu lực từ yêu cầu tiếp theo của thành viên, và giá trị cũ lẫn mới được ghi vào nhật ký kiểm tra. Vai trò do ánh xạ nhóm SSO đặt sẽ được áp dụng lại ở lần đăng nhập tiếp theo.
Vô hiệu hóa đăng xuất thành viên khỏi mọi nơi và chỉ chặn họ ở không gian làm việc này. Bạn chọn giữ hay thu hồi khóa API của họ; khóa được giữ lại không có quyền nào trong lúc thành viên bị vô hiệu hóa. Người khác có thể tiếp quản các tích hợp mà họ đã kết nối. Để đưa họ trở lại với cùng vai trò, chọn Kích hoạt lại.
Xóa xóa tư cách thành viên và thu hồi khóa API cùng tác tử MCP mà họ đã tạo. Chiến dịch, mẫu và phê duyệt họ đã tạo vẫn còn. Nhật ký kiểm tra vẫn ghi tên họ.
Buộc đăng xuất kết thúc mọi phiên của họ mà không thay đổi quyền truy cập.

Để thao tác trên nhiều thành viên, đánh dấu các hàng của họ và dùng thanh thao tác hàng loạt: Đổi vai trò, Bắt buộc 2FA ngay (kết thúc thời gian gia hạn của các thành viên chưa có xác thực hai lớp) hoặc Vô hiệu hóa. Tối đa 200 thành viên mỗi lần; hàng của chính bạn không bao giờ được chọn.

Người xem thấy gì

Trang Nhóm khi xem với vai trò Người xem: ghi chú Chỉ xem cho biết ai có thể đổi vai trò, và không có nút mời, hàng bộ lọc, thanh thao tác hàng loạt hay thao tác trên từng hàng.

Thành viên không có quyền team:invite chỉ xem được nhóm, kèm ghi chú nêu tên tối đa hai người có thể đổi vai trò. Trên trang mà vai trò của họ không mở được, họ có thể chọn Xin quyền truy cập rồi Gửi yêu cầu: mọi người có quyền team:manage nhận được thông báo kèm liên kết đến trang thành viên của người yêu cầu. Cấp quyền nghĩa là đổi vai trò của người đó; không ai được báo tự động. Mỗi vai trò chỉ được yêu cầu một lần trong 24 giờ.

Thiết lập	Mặc định	Cách thay đổi
Thời hạn liên kết mời	7 days	Cài đặt › Nhóm › Mời thành viên; 24 giờ, 7 ngày hoặc 30 ngày
Số người mỗi lời mời	Up to 50; personal message up to 1,000 characters	Cố định
Không gian làm việc đã xóa có thể được khôi phục trong	7 days, by an instance admin	Cố định
Số Chủ sở hữu mỗi không gian làm việc	At least 1; the last Owner can't be removed, demoted or deactivated	Cố định

Kiểm tra kết quả

Người được mời xuất hiện trong lời mời đang chờ với “email qua” nhà cung cấp của bạn, hoặc “chỉ liên kết”.
Sau khi tham gia, họ chuyển sang bảng thành viên với vai trò và phạm vi bạn đã chọn, và nhật ký kiểm tra ghi invitation.accept.

Khắc phục sự cố

“… đã là thành viên của …”. Địa chỉ này thuộc về một thành viên, có thể đã bị vô hiệu hóa: hãy kích hoạt lại họ.
“… đã có lời mời đang chờ”. Dùng Gửi lại trên lời mời hiện có.
Một vai trò bị vô hiệu hóa trong danh sách. Vai trò đó có một quyền mà bạn không có. Hãy nhờ Chủ sở hữu mời họ.
Người được mời thấy “Lời mời này đã hết hạn”. Họ có thể xin bạn lời mời mới ngay từ trang đó; hãy gửi lại lời mời.
Tài khoản của họ bị vô hiệu hóa trên toàn hệ thống. Chỉ quản trị viên hệ thống mới kích hoạt lại được, trong Quản trị hệ thống.