Yêu cầu phê duyệt cho lần gửi rủi ro

Quy trình phê duyệt email trong ReputeCast buộc một người thứ hai kiểm tra lần gửi trước khi thư đi, nhưng chỉ khi lần gửi có rủi ro: số người nhận lớn, một nhà cung cấp gửi thư mới hoặc đang khởi động, một tác giả không có quyền gửi. Mỗi không gian làm việc có một chính sách phê duyệt. Khi một quy tắc của chính sách khớp, tác giả yêu cầu phê duyệt thay vì gửi, và người phê duyệt phê duyệt đúng những gì sẽ được gửi đi.

Trước khi bắt đầu

• Thay đổi chính sách cần quyền workspace:manage. Những người khác chỉ xem được chính sách.
• Người phê duyệt là thành viên có quyền campaigns:approve: vai trò Chủ sở hữu và Quản trị viên có quyền này, Biên tập viên và Người xem thì không. Trong không gian làm việc của khách hàng thuộc một agency, vai trò Người duyệt phía khách hàng cũng có quyền này.
• Yêu cầu phê duyệt cần quyền campaigns:edit. Tác giả không bao giờ tự phê duyệt chiến dịch của mình.

Chọn khi nào cần phê duyệt

1. Mở Cài đặt › , rồi Phê duyệt. Cần phê duyệt khi bất kỳ quy tắc nào đang bật khớp với lần gửi.

2. Bật các quy tắc bạn muốn:

   Quy tắc	Trong không gian làm việc mới
   Một lần gửi hàng loạt có ít nhất N người nhận, tính sau khi loại trừ	Bật, 10.000
   Tuyến có một nhà cung cấp Đang khởi động, hoặc một nhà cung cấp được kết nối trong 14 ngày qua	Bật
   Độ sẵn sàng gửi là “Sẵn sàng, có cảnh báo” (lần gửi bị chặn vốn không bao giờ bắt đầu)	Tắt
   Tác giả không có quyền gửi (campaigns:send, hoặc sms:send với tin nhắn)	Bật
   Người nhận gồm một danh sách được đánh dấu “Cần phê duyệt”	Tắt
   Chiến dịch SMS hoặc WhatsApp có chi phí ước tính ít nhất N US$	Tắt (50 US$ khi bật)
   Xuất bản một tự động hóa cũng cần phê duyệt	Tắt
   Xuất bản một mẫu giao dịch cũng cần phê duyệt	Tắt
   Xuất bản một bài viết hoặc một trang cần phê duyệt	Tắt

   Các quy tắc cũng áp dụng cho từng số của một bản tin định kỳ. Trong không gian làm việc của khách hàng thuộc một agency còn có thêm một quy tắc: mỗi lần gửi cần một lượt phê duyệt từ Người duyệt phía khách hàng.

3. Trong mục Số lượt phê duyệt cần có, chọn 1 lượt phê duyệt hoặc 2 lượt phê duyệt. Hai lượt phê duyệt phải đến từ hai người phê duyệt khác nhau, không ai trong số đó là tác giả; tùy chọn này chỉ dùng được khi có hai thành viên giữ quyền campaigns:approve.

4. Trong mục Bỏ qua khẩn cấp, chọn có cho phép Chủ sở hữu gửi mà không cần phê duyệt bằng cách nêu lý do hay không (xem bỏ qua khẩn cấp).

5. Chọn Lưu chính sách. Thay đổi được ghi vào nhật ký kiểm tra.

Ghi chú

Hiện chưa thể đánh dấu danh sách là “Cần phê duyệt” từ ứng dụng hay API, nên trên thực tế quy tắc danh sách chưa có tác dụng.

Yêu cầu phê duyệt

1. Trên trang Kiểm tra và gửi của chiến dịch, thẻ lên lịch hiện Cần phê duyệt cùng các quy tắc đã khớp.

2. Sửa mọi lỗi chặn trước: không thể gửi một chiến dịch Bị chặn đi phê duyệt. Chọn thời điểm chiến dịch sẽ được gửi.

3. Thêm ghi chú cho người phê duyệt nếu cần, rồi chọn Yêu cầu phê duyệt. ReputeCast từ chối yêu cầu nếu ngoài bạn ra không có đủ người phê duyệt.

4. Thẻ chuyển sang Đang chờ phê duyệt. Người phê duyệt nhận thông báo trong ứng dụng và qua email.

5. Nếu chưa ai trả lời, chọn Nhắc người phê duyệt. Lời nhắc không bao giờ được gửi tự động, và bạn chỉ nhắc được tối đa một lần mỗi giờ. Để rút yêu cầu, chọn Hủy yêu cầu.

Xem xét một yêu cầu

1. Mở yêu cầu từ thông báo, từ Xem xét yêu cầu trên trang Kiểm tra và gửi của chiến dịch, hoặc từ hộp thư phê duyệt tại /w/<workspace>/approvals (nằm trong mục Chiến dịch). Người phê duyệt thấy mọi yêu cầu; những người khác chỉ thấy yêu cầu của mình.

2. Đọc kỹ những gì bạn sắp phê duyệt: email, tiêu đề, người gửi, các liên kết, tập người nhận và số lượng, tuyến, lịch gửi, các ngưỡng và kết quả Độ sẵn sàng gửi tại thời điểm yêu cầu.

3. Đưa ra quyết định trong mục “Quyết định của bạn”:

   • Chọn Phê duyệt (nhận xét là không bắt buộc).
   • Chọn Yêu cầu thay đổi và nêu điều cần thay đổi.
   • Chọn Từ chối và nêu lý do.

4. Sau khi được phê duyệt, tác giả lên lịch chiến dịch bằng Lên lịch như đã phê duyệt. Khi có yêu cầu thay đổi hoặc bị từ chối, chiến dịch quay về bản nháp và tác giả được thông báo.

Trạng thái của yêu cầu gồm Đang chờ, Đã phê duyệt, Yêu cầu thay đổi, Bị từ chối và Mất hiệu lực.

Phê duyệt bao gồm những gì

Phê duyệt áp dụng cho một bản chụp của lần gửi, không phải cho chiến dịch nói chung. Phê duyệt mất hiệu lực, kèm hiển thị chính xác phần khác biệt, khi bất kỳ yếu tố nào sau đây thay đổi sau khi yêu cầu: tiêu đề, dòng xem trước, liên kết, nội dung, người gửi, định nghĩa tập người nhận, tuyến, lịch gửi hoặc các phiên bản ngôn ngữ. Phê duyệt cũng mất hiệu lực khi số người nhận thay đổi quá 10% so với lúc yêu cầu.

Khi phê duyệt mất hiệu lực, chiến dịch quay về bản nháp, tác giả và người phê duyệt được thông báo. Chiến dịch đã lên lịch vẫn giữ khung giờ của mình nhưng không bắt đầu nếu chưa có phê duyệt mới. Khôi phục phiên bản đã được phê duyệt của nội dung, tập người nhận hoặc lịch gửi sẽ giữ lại phê duyệt.

Đến giờ gửi, ReputeCast kiểm tra lại: Độ sẵn sàng gửi chạy 15 phút trước lần gửi và khi lần gửi bắt đầu, và một phê duyệt bị thiếu, bị từ chối hoặc mất hiệu lực sẽ giữ lần gửi lại giống như một lỗi chặn. Xem Độ sẵn sàng gửi.

Bỏ qua khẩn cấp

Khi chính sách cho phép, Chủ sở hữu có thể dùng Gửi mà không cần phê duyệt trên trang Kiểm tra và gửi cho lần gửi đã khớp một quy tắc. Họ viết lý do (ít nhất 10 ký tự) và, nếu tài khoản có mật khẩu, xác nhận mật khẩu. Việc bỏ qua được ghi lại dưới dạng campaign.approval_bypassed kèm lý do, địa chỉ IP và bản chụp chiến dịch, và mọi người phê duyệt đều được thông báo. Cảnh báo vẫn phải được xác nhận, và kết quả Bị chặn của Độ sẵn sàng gửi vẫn dừng lần gửi. Trang chính sách cho biết số lần bỏ qua khẩn cấp đã được dùng trong 90 ngày qua.

Mặc định và giới hạn

Thiết lập	Mặc định	Cách thay đổi
Số người nhận của một lần Gửi hàng loạt cần phê duyệt	10,000 recipients or more (rule on)	Cài đặt › Phê duyệt, 1–100,000,000
Tuyến có nhà cung cấp đang khởi động hoặc mới kết nối trong vòng	14 days (rule on)	Cài đặt › Phê duyệt bật hoặc tắt quy tắc; số ngày (1–90) được đặt qua API (newProviderDays)
Số lượt phê duyệt cần có	1	Cài đặt › Phê duyệt, 1 hoặc 2
Quy tắc được bật trong không gian làm việc mới	Audience size, warming-up or new provider, author lacks send permission	Cài đặt › Phê duyệt
Quy tắc chi phí SMS và WhatsApp	Off; $50 when turned on	Cài đặt › Phê duyệt, $0.01–$1,000,000
Mức thay đổi người nhận làm phê duyệt mất hiệu lực	More than 10% up or down	Cố định
Nhắc người phê duyệt	At most once an hour	Nhắc người phê duyệt trên yêu cầu (chỉ tác giả)

Kiểm tra kết quả

• Chiến dịch khớp một quy tắc hiện Cần phê duyệt trên trang Kiểm tra và gửi, kèm danh sách các quy tắc đã khớp.
• Yêu cầu xuất hiện trong mục Đang chờ của hộp thư phê duyệt, và người phê duyệt có thông báo.
• Các tích hợp có thể theo dõi qua sự kiện webhook approval.requested và approval.decided.

Khắc phục sự cố

• Yêu cầu phê duyệt bị từ chối vì không có ai phê duyệt được. Bạn cần ít nhất một thành viên khác ngoài tác giả có quyền campaigns:approve (hai thành viên nếu cần 2 lượt phê duyệt). Hãy nhờ một Chủ sở hữu gán vai trò có quyền phê duyệt cho ai đó.
• “Người phê duyệt vừa được nhắc chưa đầy một giờ trước.” Mỗi giờ chỉ nhắc được một lần; thông báo cho biết khi nào bạn có thể nhắc lại.
• Phê duyệt mất hiệu lực dù không ai đụng đến email. Số người nhận đã thay đổi quá 10%, chẳng hạn sau một lần nhập lớn. Hộp thư phê duyệt cho biết số người nhận đã thay đổi, kèm phần chênh lệch; hãy yêu cầu phê duyệt lại.
• Tùy chọn 2 lượt phê duyệt bị làm mờ. Có ít hơn hai thành viên giữ quyền campaigns:approve.
• Trang chính sách chỉ xem được. Thay đổi chính sách cần quyền workspace:manage.

Liên quan

• Lên lịch và gửi chiến dịch nói về việc gửi sau khi được phê duyệt.
• Vai trò và quyền giải thích quyền campaigns:approve và các vai trò có sẵn.
• Quản lý không gian làm việc của khách hàng theo mô hình agency nói về phê duyệt của khách hàng.
• Xuất bản thay đổi tự động hóa an toàn dùng cùng những người phê duyệt cho tự động hóa.